Zeitmanagement: Zwölf Tipps für effizienteres Arbeiten

Tagtäglich kümmern Sie sich darum, die Kosten in Ihrem Unternehmen zu senken und die Gewinne zu steigern. Nur, wo bleiben Sie selbst? Wie setzen Sie Ihre Arbeitskraft ein? Zwölf Tipps können Ihnen helfen sich zu verbessern.
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1. Beginnen Sie jeden Tag effizient:
Häufig nimmt man sich für seine Arbeitstage mehr vor, als man wirklich bewältigen kann. Es empfiehlt sich, kurz vor Feierabend des Vortages sich Zeit zu nehmen, um die unerledigten Aufgaben zu notieren und zu strukturieren. Beginnen Sie den nächsten Tag mit jenen Aufgaben, die überschaubar sind und sich ohne Kommunikation mit anderen erledigen lassen. Anschliessend delegieren Sie alle Aufgaben, wo es möglich und sinnvoll ist. So starten Sie täglich mit einer Fülle von erledigten Aufgaben schon bevor Sie Ihr Arbeitsrhythmus wieder durch neue Anforderungen unterbrochen wird.

2. Achten Sie auf Pünktlichkeit:
Ihren Mitarbeitern gegenüber sollten Sie als Führungskraft eigentlich ein Vorbild sein. Damit Ihnen dies sicher gelingt, sollten Sie etwa die Hälfte Ihrer Zeit für unvorhergesehene Anrufe und Termine blockieren. So kommen Sie nicht in Versuchung zu viele Verabredungen zu treffen. Wenn möglich, legen Sie die Termine jeweils am Morgen. Damit sinkt die Gefahr, dass Sie aufgrund anderer Arbeiten z. B. zu Meetings unpünktlich erscheinen. Ein probates Mittel zwischen den Terminen sind Pufferzeiten, um einzelne Zeitüberschreitungen abfedern zu können. Verschiebungen wirken sich damit nicht gleich auf den ganzen Tag aus.

3. Das Telefon, Ihr Freund:
Als direktes Kommunikationsinstrument ist das Telefon besonders nützlich, weil sich damit Vorgänge und Inhalte nachhaltig besprechen und endgültig abschliessen lassen. Es empfiehlt sich, bei Problemen den telefonischen Kontakt zu suchen und sich dabei immer das Ziel eine Entscheidung oder Anweisung ohne Aufschub zu erreichen.

4. Optimieren der E-Mail Kommunikation: 
Einer der Hauptvorteile von E-Mails wird von Führungskräften oft nicht genutzt. Im Gegensatz zu Telefonaten ist man nicht sofort zur Antwort gezwungen. Gewöhnen Sie sich deshalb an, Ihre E-Mail nicht mehr als drei- oder viermal pro Tag abzurufen. Damit vermeiden Sie, ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen zu werden. Zudem erziehen Sie Ihre Mitarbeiter, dass dringende Angelegenheiten nicht mehr per E-Mail geschickt, sondern telefonisch oder persönlich platziert werden.

5. Verbinden Sie sich mit Experten:
Die Unternehmenswelt wird immer komplizierter und Fallstricke werden vielfältiger. Selbst, wenn Sie sich stetig auf dem laufenden halten, können Sie nicht alles wissen. Verbinden Sie sich deshalb mit Experten. Beginnen Sie mit einer Liste mit Themen und notieren Sie sich die Experten, die Sie schon kennen. Bestehende Lücken sollten Sie nach und nach zu füllen versuchen, damit für jede schwierige Situation ein kompetenter Ansprechpartner kontaktiert werden kann.

6. Mit Kooperation Zeit sparen:
Streit in einer Sache ist gut und kann effizient sein. Streiten Sie sich wegen atmosphärischer Störungen, handelt es sich einfach nur um Zeitvergeudung. Es gibt Unternehmen, die lösungsorientiert agieren und andere, die bei jeder betrieblichen Massnahme Anwaltskanzleien bedienen. Eine kooperative Zusammenarbeit sollte das Ziel sein. Informieren Sie Mitarbeiter frühzeitig über geplante Neuerungen und suchen Sie regelmässig das Gespräch zu ihnen. Fühlen sich Mitarbeiter ernstgenommen, wird die Streitlust meist wirksam gedämpft.

7. Ideen umsetzen:
Gehören Sie auch zu jener Spezies an Führungskräften, die täglich gute Ideen hat, sie aber häufig nicht umsetzen kann? Installieren Sie eine Art Automatismus, indem Sie ständig Papier und Stift mitführen und jede spontane Idee notieren. Vor jeder Teambesprechung soll Ihre Assistentin Ihre Ideen dann in Reinschrift bringen und vortragen. Sind Ihre Ideen nach einer Diskussion verfolgungswürdig, kann ein Mitarbeiter die Umsetzung übernehmen und Ihre Assistentin hakt in regelmässigen Abständen den Fortschritt nach. So verhindern Sie, dass gute Ansätze im Sande verlaufen.

8. Externe Termine auf dem Prüfstand:
Zeit ist wertvoll und ein knappes Gut für Sie. Es sollte überlegt werden, ob externe Termine nicht durch Video- oder Telefonkonferenzen ersetzt werden können. Mit Dienstleistern kann dies ohne Installation eigener Technik realisiert werden. Ist ein externer Termin unumgänglich, sollte die Reisezeit zum Arbeiten genutzt werden können, beispielsweise mit Bahnfahrten oder einem Chauffeur. Es sollte immer etwas zum Arbeiten mitgeführt werden, um unvorhergesehene Pausen besser nutzen zu können.

9. Seien Sie entscheidungsfreudig:
Häufig herrscht das Motto „Aufgeschoben ist nicht aufgehoben“. Doch oftmals werden aufgeschobene Entscheidungen gar nicht mehr getroffen und die Sache erledigt sich von selbst, nicht selten zum Schaden des Unternehmens. Treffen Sie deshalb bei jedem Problem eine Entscheidung. Sei es in der Sache, indem sofort eine abschliessende Entscheidung getroffen wird, oder in der Vorgehensweise.

10. Eliminieren Sie das Chaos auf dem Schreibtisch: 
Zeit, um verlegte  oder verloren geglaubte Unterlagen zu suchen, sollten Sie sich sparen. Verwenden Sie dazu als erste Regel, dass niemand mehr etwas einfach auf Ihrem Schreibtisch ablegen darf. Es muss persönlich an Sie übergeben werden, damit Sie über den Inhalt informiert sind. Über die zweite Regel räumen Sie täglich am Abend Ihren Schreibtisch auf. Dies kostet Sie meist nur wenige Minuten, spart Ihnen aber deutlich mehr Zeit für das Suchen am folgenden Arbeitstag.

11. Verlassen Sie das Hamsterrad:
Tritt manchmal bei Ihnen das Gefühl auf, dass sich dieselben Probleme immer wieder wiederholen? Versuchen Sie, das „Rad“ nicht immer wieder neu zu erfinden, sondern gefundene Lösungen oder Lösungswege zu dokumentieren. Die Dokumentation sollte nachvollziehbar abgelegt sein, sei es physisch oder digital. Zudem sollten Sie sich angewöhnen, wie Sie eine gefundene Lösung für spätere Gelegenheiten nutzbar halten können.

12. Lassen Sie Hilfe zu:
​Jede Aufgabe, die Sie nicht selbst erledigen müssen, sollten Sie delegieren. Da Ihre Kapazitäten naturgemäss beschränkt sind, ist Ihre Wirkung als Führungskraft begrenzt, wenn Sie alles selbst übernehmen möchten. Schaffen Sie es, dass Aufgaben auch dann erledigt werden, wenn diese nicht über Ihren Schreibtisch gewandert sind, können Sie weit mehr leisten als jene, die als Einzelkämpfer unterwegs sind.