Praxismanagement

Praxismanagement umfasst die Organisation und Verwaltung einer medizinischen Einrichtung, um sicherzustellen, dass sie effektiv und effizient arbeitet.

Ein erfolgreiches Praxismanagement ist unerlässlich, um eine medizinische Einrichtung erfolgreich zu betreiben.

Patienten müssen als Menschen und Kunden ernst genommen werden und erwarten dies. Eine hohe Patientenzufriedenheit und lange Patientenbindung sollten vorrangige Ziele eines Unternehmens sein. Unzufriedenheit beim Patienten, die auf unbefriedigende Kommunikation durch Praxismitarbeiter bzw. Praxispersonal bei der Reklamation zurückzuführen ist, führt dazu, dass er sich von der Praxis abwendet. In langjährigen Patientenbeziehungen ist dies besonders problematisch für die Praxis. Die Gewinnung neuer Patienten ist viel aufwendiger als die Bindung und Betreuung von Stammkunden.

Um dies zu vermeiden, ist ein gut funktionierendes Praxismanagement von grosser Bedeutung. Patienten wünschen sich eine durchweg perfekte Behandlung vom ersten Kontakt bis zur Zahlung der Leistungen. Emphatisches Praxispersonal spielt dabei eine wichtige Rolle, da ihr Handeln über Erfolg und Misserfolg entscheidet.

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»Man muss sich nicht verändern. Niemand hat die Pflicht zu überleben.« (W. Edwards Deming)

Die 5-S-Methode, auch bekannt als »Kaizen«, strebt danach, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens eine permanente Verbesserung von Tätigkeiten, Abläufen, Prozessen und Verfahren anstreben. Jeder Mitarbeiter analysiert sein direktes Arbeitsumfeld selbst im Hinblick auf Verschwendung und unnötige Aktivitäten.

»Kaizen« für die Praxis
Obwohl die 5-S-Methode, auch als »Kaizen« bekannt und ursprünglich im Rahmen der Autoindustrie mit ihren Fertigungs- und Montageprozessen erfunden wurde, strebt sie immer noch eine permanente Verbesserung von Tätigkeiten, Abläufen, Prozessen und Verfahren an. Jedes Unternehmen könnte seine Leistungen und Qualität in Bezug auf Kunden, Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse verbessern.

Die Anforderungen an die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung, den Lieferzeitpunkt, die Lieferart, den ergänzenden Service und den Preis, die ein Patient bereit ist zu bezahlen, bestimmen diese selbst. Deshalb werden alle Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Ob im administrativen Bereich, bei der Behandlung oder in der Prophylaxe. Gleiches gilt für die Implementierung neuer Technologien.

Grundprinzipien von Kaizen

Verbesserung und Aufrechterhaltung
Wenn eine neue Dienstleistung oder ein neuer Prozess eingeführt wird, beginnt ein gewisser Verschleiss. Im Laufe der Zeit können Fehler auftreten oder Nachlässigkeiten einschleichen, die Abläufe ineffizienter und die Produktivität geringer gemacht haben. Daher werden Massnahmen zur Erhaltung umgesetzt. Noch besser sind schrittweise Verbesserungsmassnahmen bei Dienstleistungen und Prozessen, damit ein Abnutzen verhindert wird.

Einbindung der Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter müssen die Denkweise und die kontinuierliche Verbesserung wie Kaizen verinnerlichen und als ihre selbstverständliche und dauerhafte Aufgabe erachten. Dafür ist die aktive Beteiligung der Mitarbeiter vorausgesetzt. Damit sie ihre Ideen zur Verbesserung einbringen und in die Tat umsetzen können, benötigen sie Freiräume und müssen dazu befugt sein. Ausserdem sollten Lernprozesse möglich sein.

Schulungen
Die Mitarbeiter können die Methoden und Werkzeuge der kontinuierlichen Verbesserung nur dann anwenden, wenn sie mit diesen vertraut sind. Es ist erforderlich, kontinuierlich zu trainieren und das Gelernte anschliessend in die Praxis umzusetzen, um Erfahrungswissen aufzubauen.

Fokus auf Qualität
Im Unternehmen muss definiert werden, was Qualität bedeutet. Es ist wichtig, klar zu definieren, welche Merkmale und Kennzeichen perfekte Qualität aufweist. Basierend darauf werden Anforderungen an die Qualität von Aktivitäten und Prozessen abgeleitet. Mitarbeiter, die davon betroffen sind, müssen wissen, was dies für ihr Verhalten und ihre Arbeit bedeutet. Es ist besonders wichtig zu beachten, dass Qualität sich nicht nur auf Produkte und Dienstleistungen bezieht, sondern auch auf die Prozesse, mit denen sie produziert und bereitgestellt werden.

Orientierung an Prozessen und Ergebnissen
Die Orientierung an Prozessen und das Bewusstsein für Kosten fördern, dass kontinuierliche Verbesserungen nicht auf die Beseitigung von Einzelsymtomen oder Fehlern ausgerichtet sind. Es ist wichtig, Fehler ein für alle Mal zu beseitigen. Dies erfordert gegebenenfalls Verlängerungen in den Prozessen. Deshalb steht die langfristige Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen im Vordergrund. Das Ziel von Kaizen ist nicht primär die kurzfristige Gewinnmaximierung.

Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten
Beim Denken in Prozessen sollte nebenher auch das Denken in Kunden- und Lieferantenbeziehungen berücksichtigt werden. Jeder Bereich und jeder Mitarbeiter sollte sich als Lieferant seiner Kunden verstehen. Das eigene Handeln muss auf die Bedürfnisse des internen oder externen Kunden abgestimmt sein.

Orientierung an Daten
Um die Qualität von Produkten und Prozessen beurteilen sowie Verbesserungspotenziale erkennen zu können, müssen sie anhand messbarer Grössen beurteilt werden. Es ist nicht immer erforderlich, dass diese Grössen gezählt werden. Manchmal genügen einfache, erkennbare Ja/Nein-Bewertungen.

Standardisierung und Veränderung
Bei Kaizen (Konzentrierte Verbesserung von Arbeitsabläufen in kleinen Schritten) existiert kein Widerspruch zwischen diesen beiden Vorgehensweisen. Um Fehlermöglichkeiten zu minimieren, sollten Prozesse weitgehend standardisiert sein. Jeder Prozess bietet gleichzeitig ständig Ansatzpunkte zur Verbesserung, die erkannt und genutzt werden sollten. Dabei ist die Bereitschaft zur Veränderung erforderlich. Das bedeutet, dass auch standardisierte Prozesse einer Überprüfung unterzogen und jederzeit geändert werden können.

Wir unterstützen Sie auch bei der Umstellung von einer analogen zu einer digitalen Praxis im Bereich Praxismanagement. Wir befürworten seit Anfang der 1990er Jahre eine papierlose Praxisführung, die anfangs bei weitem nicht so umfassend umgesetzt werden konnte wie es heute der Fall ist. Wir erkennen die Chancen der Digitalisierung und arbeiten gemeinsam mit Ihnen an der Lösung von Problemen. Für uns ist es von grosser Bedeutung, das Team im jeweiligen Entwicklungsstand abzuholen und bei der Umstellung oder Veränderung zu begleiten.

Dank einem professionellen, prozessorientierten Praxismanagement können Sie als Mediziner sich wieder auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren, indem Sie organisatorische Aufgaben an einen Praxismanager oder eine Praxismanagerin delegieren. Dadurch verbessern Sie die langfristige Patientenbindung und Ihr Image. Wir unterstützen Sie gerne professionell und mit grosser Erfahrung in diesem Bereich. Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung!