Günstigere Druckkosten: 7 Spartipps für die Praxis

Ein Grossteil der Gesamtkosten wird bereits mit der Kaufentscheidung festgelegt. Die variablen Verbrauchskosten, primär bestimmt von Toner oder Tinte, sind dabei meistens wichtiger als die fixen Anschaffungskosten. Je höher das Druckvolumen, desto relevanter sind diese Verbrauchskosten und desto weniger wichtig werden die einmaligen Anschaffungskosten.

Laser- oder Tintenstrahldrucker?

Zwischenzeitlich hat sich das Blatt gewendet. Technik und auch Preispolitik der Hersteller haben sich deutlich gewandelt. Viele Laserdrucker wurden in der Druckgeschwindigkeit vom Tintenstrahldrucker ein- oder sogar überholt. Es sind Geräte am Markt erhältlich, deren Druckgeschwindigkeiten von 50 oder 70 Seiten pro Minute erreichen. Auch die Qualität des Textdrucks hat sich deutlich verbessert. Ein Unterschied zum Laserdruck ist kaum noch zu erkennen.

Achtung bei mitgelieferter Tinten- und Tonermenge

Beim Preisvergleich berücksichtigt werden sollte stets die mitgelieferte Toner- oder Tintenmenge. Bei preiswerteren Modellen finden sich häufig nur Patronen oder Kartuschen geringerer Reichweite. Damit verlieren scheinbar günstige Geräte schnell ihren Preisvorteil, da sie mit dieser Startfüllung nur eine deutlich geringere Seitenzahl drucken können.

Bei Druckern, für die noch keine günstigeren XXL-Patronen erhältlich sind, kann prinzipiell auch auf Tinte von Drittanbietern ausgewichen werden. Diese Produkte sind häufig günstiger, allerdings sind hier auch einige Nachteile in Kauf zu nehmen. Die Qualität der Tinte entspricht nicht immer der des Originalprodukts. Darüber hinaus besteht bei Tintenpatronen mit integriertem Druckkopf die Gefahr, dass diese bereits abgenutzt sind und es schnell zu Beeinträchtigungen kommen kann.

Geräteart: Drucker oder Multifunktionsgerät

Gegenüber Druckern punkten Multifunktionsgeräte durch ihre Vielseitigkeit: Sie ersparen sich nicht nur die Anschaffung zusätzlicher Hardware, wie z. B. einen Scanner, Kopierer oder Faxgerät, sondern sparen auch Kosten bei den Verbrauchsmaterialien, die nur für ein Gerät vorgehalten werden müssen. Nebst eingespartem zusätzlichen Platzbedarf reduziert sich auch der Stromverbrauch, wenn nur ein statt mehrerer Geräte betrieben werden muss.

Mitunter können erhebliche Kosten beim Kauf eines Multifunktionsgerätes eingespart werden, wenn nicht das neueste Modell, sondern ein Vorgängermodell gewählt wird. Bei den wesentlichen Merkmalen zwischen den Modellversionen gibt es meist kaum einen Unterschied; die Neuerungen sind oft eher rudimentär.

Ein grosses Angebot an Gebrauchtgeräten steht insbesondere bei höherwertigen Business-Laserdruckern aus Leasingrücknahmen zur Verfügung. Diese Geräte sind generalüberholt und teilweise auch noch mit gut gefüllten Tonerkartuschen bestückt. Ein Blick darauf kann sich lohnen.

7 Spartipps für die Praxis

Ist die Entscheidung für ein bestimmtes Gerät gefallen, sind die Kosten nur noch bedingt beeinflussbar. Trotzdem gibt es selbst dann noch einige Sparmöglichkeiten.

Ausdrucken der Testseite

Hin und wieder einmal eine Seite auszudrucken, selbst wenn es nicht notwendig ist, kann bei Tintenstrahldruckern sinnvoll sein. Nach längeren Druckpausen erspart man sich dadurch intensive Druckkopfreinigungen, die anfallen, um getrocknete Tintenrückstände am Druckkopf zu entfernen.

Der Drucker sollte immer über die Ein-/Aus-Taste geschaltet werden. Damit wird sichergestellt, dass der Druckkopf korrekt in seine Parkposition gebracht und dadurch das Risiko minimiert wird, dass die Tinte hier eintrocknet.

Nutzen von restlichen Tonerpartikeln

Bei Laserdruckern kann es passieren, dass bei einem zu Ende gehenden Toner die Ausdrucke weisse Streifen aufweisen. Mit vorsichtigem Schütteln der Kartusche kann versucht werden, noch die restlichen Tonerpartikel nutzbar zu machen. Damit kann die Reichweite nochmals erhöht werden.

Schüttelt man zu heftig, ist dies nicht unproblematisch. Dadurch können Tonerpartikel in die Raumluft abgegeben werden, die als gesundheitsgefährdend gelten.

Verringern der Druckqualität (Auflösung)

Für betriebsinterne Zwecke kann bei Ausdrucken die Druckqualität verringert werden, um den Tinten- oder Tonerverbrauch zu reduzieren. Im Allgemeinen leidet die Lesbarkeit kaum unter dieser Massnahme. Zudem hat dies den Effekt, dass die Druckgeschwindigkeit gegenüber Drucken in optimaler Qualität deutlich höher ist.

Weitere Sparmöglichkeiten können die Nutzung des Duplexdrucks oder die automatische Verkleinerung sein.

Stellen Sie diese Sparmöglichkeiten allenfalls intern auf Ihrem Netz in den Druckertreibern ein und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber.

Stand-by-Modus

Laserdrucker verbrauchen im Verhältnis zu Tintenstrahlgeräten deutlich mehr Energie. Dies ist vor allem auf das Vorheizen der Fixiereinheit zurückzuführen. Diese Funktion sorgt dafür, dass der Laserdrucker vergleichsweise schnell einsatzbereit ist. Wird der Drucker nur selten benötigt und kann einige Sekunden länger gewartet werden bis das Gerät einsatzbereit ist, sollte der Stand-by-Modus genutzt werden.

Noch mehr Energie kann eingespart werden mit dem Sleep-Modus, bei dem weitere Stromverbraucher im Drucker deaktiviert werden. Der Drucker benötigt dann allerdings noch etwas länger, bis er für die nächsten Druckaufträge bereit ist.

Kompletter Verzicht auf Ausdrucke

Mit dem Verzicht auf den Ausdruck und die Nutzung elektronischer Dokumente lässt sich die grösste Ersparnis erzielen. Als weit verbreitetes Standardformat eignet sich dazu PDF, das auch auf allen mobilen Plattformen einfach nutzbar ist. Die meisten Standardanwendungen ermöglichen den Export von Dokumenten im PDF-Format. Neuere Multifunktionsgeräte oder Scanner wandeln die Vorlagen oder Kopien per Knopfdruck oder Voreinstellung automatisch in dieses Format um und speichern es optional sofort auf einem vordefinierten Laufwerk ab, sodass ein Zugriff von überall aus und mit jedem Endgerät möglich wird.