Mitarbeiterbefragung als Feedback-Instrument

Ein Instrument der Personalpolitik oder des Personalmanagements ist die Mitarbeiterbefragung. Mit dessen Hilfe erhält das Unternehmen und seine Führungskräfte Informationen von und zu seinen Mitarbeitern. Damit sollen (bessere) Massnahmen umgesetzt werden zur Mitarbeiterführung, Organisation, Motivation von Mitarbeitern und für strategische Entscheidungen im Unternehmen.

Ziel, Zweck und Anlässe von Mitarbeiterbefragungen

Wer eine Mitarbeiterbefragung durchführt, möchte mehr über Merkmale, Befindlichkeiten, Einstellungen oder Stimmungen der Mitarbeiter im Unternehmen erfahren. Er will Informationen sammeln, sich orientieren und einen Sachverhalt (besser) verstehen. Mitarbeiterbefragungen sind ein Feedback-Instrument. Dazu muss man Fragen stellen.

Eine Mitarbeiterbefragung ist für viele Ziele und Einsatzzwecke geeignet, wie z. B.

• Bestandsaufnahme zur Kompetenz, Qualifikation, demografische Merkmale der Belegschaft (sofern diese nicht bereits in den Personaldaten dokumentiert sind)
• Probleme, Beschwerden und Konflikte im Team
• Erwartungen, Interessen, Meinungen, Ziele von den Beschäftigten erfahren, wenn es um Veränderungsprojekte geht
• Zufriedenheit oder Unzufriedenheit von Mitarbeitern mit bestimmten Situationen
• Unternehmensvisionen, Corporate Identity oder Purpose (Sinn und Zweck eines Unternehmens) kooperativ mit den Mitarbeitern entwickeln
• Baustein oder Voraussetzung für einige Managementsysteme und Zertifizierungen, wie beispielsweise das EFQM-Modell

Mitarbeiterbefragungen können entsprechend umfangreich sein und sich an alle Beschäftigten eines Unternehmens richten. Sie können aber auch für spezielle Ziele, Themen und Fragestellungen durchgeführt werden und sich dann nur an eine ausgewählte Teilgruppe der Beschäftigten richten; z. B. an die Mitarbeiter, die kündigen, um die Gründe für das Verlassen des Unternehmens zu erfahren.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für Mitarbeiterbefragungen

Eine Mitarbeiterbefragung hat nur wenige Voraussetzungen. Wesentlich ist vor allem die Bereitschaft zur Teilnahme der Personen, über die man etwas erfahren will. Damit Mitarbeitende bereit sind Fragen zu beantworten, kommt es unter anderem darauf an, die richtige Form und den passenden Zeitpunkt einer Mitarbeiterbefragung zu finden.

Wer eine Mitarbeiterbefragung durchführen möchte, muss ausserdem auf folgende Aspekte achten:

• Klarheit, warum die Befragung durchgeführt wird: die Fragenden kennen die Ziele der Befragung, die Befragten wissen um die Bedeutung und die Hintergründe.
• Es werden alle oder eine zufällig ausgewählte Stichprobe von Mitarbeitern befragt. Dabei sollte die Zahl der befragten und der antwortenden Personen ausreichend gross sein, um den Sachverhalt in der Zielgruppe angemessen abzubilden (Repräsentativität).
• Die Befragung ist freiwillig.
• Die Auswertung erfolgt anonym.
• Die Betroffenen erfahren die Ergebnisse.
• Aus den Ergebnissen lassen sich Handlungsmöglichkeiten und Massnahmen ableiten.
• Die Massnahmen dienen der Verbesserung eines Zustands im Unternehmen – im Sinne der zu Beginn festgelegten Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung.

Für die Teilnahme an der Befragung muss meist geworben werden. Den betroffenen Mitarbeitenden muss transparent erläutert werden, warum es wichtig ist mitzumachen und was sie selbst davon haben.

Risiken bei einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann sinnvoll, wenn die Ergebnisse möglichst gut das abbilden, was in der Realität der Fall ist. Das ist aber keines falls gewährleistet. Vielmehr gibt es eine Reihe von Risiken, die dazu führen können, dass die Ergebnisse unbrauchbar sind.

Beispielweise erkennen die betroffenen Mitarbeitenden den Sinn und Zweck der Befragung nicht oder sie sind von früheren Befragungen frustriert. Oft resultiert dies daraus, dass nach einer Befragung keine Massnahmen abgeleitet wurden und sich letztendlich nichts geändert hat. Die Folge kann sein, dass die Befragten strategisch antworten. Sie sagen also nicht, was sie wirklich meinen, sondern was ihren Zielen und Interessen dient oder was sozial erwünscht ist. Oder die Befragten nutzen die Mitarbeiterumfrage, um den Führungskräften «mal die Meinung zu sagen» und den Frust abzulassen.

Weitere Risiken können sein: Die Mitarbeitenden verstehen die Analyseergebnisse nicht; diese sind zu abstrakt oder zu allgemein. Sie erkennen daraus keine Probleme mehr oder Ursachen für Probleme. Weiter ist möglich, dass der Zeitpunkt für die Befragung falsch gewählt ist, so dass alle gerade sehr viel zu tun haben. Oder das Unternehmen steckt in einer wirtschaftlich schwierigen Situation, so dass die Befragten wenig Zeit und Verständnis für eine Befragung haben.

Im weiteren gibt es methodische Probleme bei der Durchführung von Befragungen:

• Stichprobe ist nicht zufällig
• hohe Ausfallrate, geringer Rücklauf
• Fragen sind unverständlich oder falsch formuliert
• die Antwortskalen passen nicht zur Frage
• Fragebogen ist zu umfangreich, zu viele Fragen führen zur Überlastung der Befragten
• Fragesteller sind nicht objektiv, sondern beeinflussen die befragte Person bewusst oder unbewusst

Es ist zu prüfen und zu klären, ob eine Mitarbeiterbefragung im Unternehmen notwendig ist. Man beachte den Aufwand für die Planung und Durchführung der Befragung und wäge demgegenüber den Nutzen ab, den man aus den möglichen Ergebnissen ziehen kann. Ausserdem sollte geklärt werden:

• Welche Befragungen wurden bislang durchgeführt?
• Welche Erfahrungen wurden damit gemacht?
• Wie ist die Stimmung der Belegschaft im Hinblick auf Mitarbeiterbefragungen?

Es sollte festgehalten werden, welche Ziele und Zwecke mit einer Mitarbeiterbefragung verfolgt werden.

• Was genau möchte man wissen?
• Warum will man dies wissen?
• Führen die Ergebnisse, unabhängig der Resultate, zu konkreten Massnahmen im Unternehmen?

Will man eine Mitarbeiterbefragung durchführen, helfen Checklisten und Hilfen zur Planung, Vorbereitung und Durchführung. Wir unterstützen dabei sehr gerne.