Kunden begeistern mit Servicequalität

Beim Kundenservice ist es ganz entscheidend, dass die Qualität beim ersten Versuch die Erwartungen des Kunden erfüllt, besser noch übertrifft. Sie haben zwar oft die Möglichkeit nachzubessern, aber der Kunde nimmt die erste Fehlleistung ebenfalls wahr.

Anhand einer Vielzahl von Kriterien bewerten Kunden die Servicequalität. In folgende Dimensionen lassen sich diese zuordnen:

• das erlebbare Umfeld mit den Räumlichkeiten des Dienstleisters, in denen sich der Kunde befindet oder das Erscheinungsbild seiner Mitarbeiter;
• die Zuverlässigkeit, mit der die versprochenen Leistungen tatsächlich erbracht werden;
• die Reaktionsfähigkeit auf besondere Anforderungen und Wünsche des Kunden, die widerspiegelt, ob sie verstanden werden und wie kompetent und schnell darauf eingegangen wird, etwa mit konkreten Lösungsvorschlägen;
• die Leistungskompetenz, die sich in der Qualifikation der Mitarbeiter und in den passenden Dienstleistungsprodukten ausdrückt, die wiederum klar kommuniziert werden und
• das Einfühlungsvermögen, mit denen die Mitarbeiter des Unternehmens auf die immer spezifische Situation zum Zeitpunkt der Erbringung der Dienstleistung reagieren können.

Regelmässig führt das Deutsche Institut für Service-Qualität Analysen zur Servicequalität von Unternehmen bzw. Branchen durch. Es  prüft Kriterien in fünf Dimensionen:

1. Qualität des Umfeldes: Parkplätze, Erscheinungsbild, Internetauftritt etc.
2. Aktivitätsgrad: Reaktionszeiten, telefonische Erreichbarkeit, Wartezeit bis zur Bedienung/Beratung etc.
3. Zuverlässigkeit: Korrekte Datenerfassung, Richtigkeit von Aussagen, Beantwortung von Anfragen etc.
4. Kompetenzgrad: Individualität der Beratung, vollständige Beantwortung von Anfragen etc.
5. Kommunikationsqualität: Namensansprache, inhaltliche und akustische Verständlichkeit, aktive Gesprächsführung etc.

Wie einzelne Problemfelder und Gestaltungsbereiche der Servicequalität erkannt, erlebt und empfunden werden, ist vor allem eine Frage der Unternehmenskultur und Mentalität der Führungskräfte und Mitarbeiter. Um den Stand Ihrer Servicekultur und Servicementalität zu messen, sollten Sie zunächst Ihre Serviceangebote beschreiben. 

Die Servicequalität wird massgeblich von den Führungskräften bestimmt. Bei Mitarbeitern und Kunden kommt nur das an, was von der Führung selbst vorgelebt wird. Alle Führungskräfte stehen deshalb in der Pflicht.

​Servicequalität umfasst alle Massnahmen, die Sie ergreifen, damit der Kunde sofort von Ihrem Service begeistert ist. Dabei sind folgende Aspekte wichtig:

• Servicekultur: Nach innen und aussen muss das Unternehmen eine explizite Servicekultur leben und ausstrahlen. Mit gutem Beispiel vorangehen und die Servicekultur leben müssen insbesondere die Führungskräfte.
• Servicementalität: Alle Mitarbeiter des Unternehmens müssen eine Servicementalität haben. Insbesondere gilt dies für Mitarbeiter mit Kundenkontakt. Gefördert wird die Servicementalität auch, wenn alle Mitarbeiter den nächsten Prozessschritt als Kunden begreifen und entsprechend serviceorientiert handeln.
• Servicezuverlässigkeit: Prozesse und Leistungen müssen gemäss den Erwartungen des Kunden ablaufen und funktionieren.
• Qualifikation: Kompetente Mitarbeiter, die den Service erbringen. Dies gilt in Bezug auf ihr fachliches Know-how sowie in Bezug auf ihren persönlichen Umgang mit den Kunden. Letzterer wiederum leitet sich meist von persönlichen Werten, Überzeugungen und Einstellungen ab.
• Beschwerden: Sie sind eine Quelle zur Verbesserung der eigenen Leistungen.

Die Qualifikation der Mitarbeiter ist die entscheidende Voraussetzung für einen exzellenten und zuverlässigen Service. Für den direkten Umgang mit den Kunden sind nicht alle Mitarbeiter gleich gut geeignet. Manche können das besser, manche weniger gut. Wer einen guten und freundlichen Umgang mit Kunden pflegt, müssen Sie als Vorgesetzter erkennen. Machen Sie sich die jeweiligen Stärken Ihrer Mitarbeiter zu Nutze.

Es beginnt mit der Auswahl der richtigen Mitarbeiter, insbesondere, wenn Sie Neueinstellungen planen. Sie sollten allergrössten Wert auf die Auswahl der Mitarbeiter legen, die Sie für geeignet halten, um mit Kunden direkt zusammenzuarbeiten. Im Umgang mit den Kunden und in der Vermittlung von Serviceleistungen sollten Sie bei Kandidaten vor allem deren Leidenschaft hierzu prüfen.

Dass Mitarbeiter mit Kundenkontakt auch bei Problemen richtig reagieren, ist ebenfalls wichtig. Sie dürfen den Kopf nicht verlieren. Oftmals müssen sie improvisieren, Initiative entwickeln oder Regeln durchbrechen, um dem Kunden zu helfen. Die Mitarbeiter müssen dafür auch die entsprechenden Kompetenzen erhalten und damit verantwortungsvoll umgehen.

Im Umgang mit Kunden sind folgende Kompetenzen wichtig:

• Kommunikationsfähigkeit: aufmerksam und geduldig zuhören, den Kunden ermutigen, seine Beschwerden vorzubringen, Unannehmlichkeiten anerkennen und entschuldigen.
• Kreativität: schnelle Lösungen ausdenken, wie dem Kunden erst mal geholfen werden kann.
• Verständnis für die Erwartungen des Kunden: Der Kunde erwartet manchmal nur eine Entschuldigung, dann wieder grosszügiges Entgegenkommen. Der Mitarbeiter muss ein Gefühl dafür entwickeln, wie weit er dem Kunden entgegenkommen muss.
• Kompetenz: Der Mitarbeiter kann dem Kunden Funktionsweisen/Abläufe erläutern und Hilfestellung geben.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, welche Kompetenzen Sie schulen müssen. Sie sollten dabei auch die Anforderungen der Kunden beachten. In jedem Fall sollten Sie Ihre Mitarbeiter psychologisch unterstützen. Als Vorgesetzter müssen Sie den Rücken stärken. Besonders die Mitarbeiter, die im ständigen Kundenkontakt stehen und sich regelmässig Beschwerden anhören müssen, benötigen Rückendeckung durch das Unternehmen. Bieten Sie diesen Mitarbeitern auch Kurse an, wie man mit Stress umgeht.

Auch weitere andere Faktoren für eine exzellente Servicequalität sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern besprechen und «üben»:

• Zuvorkommendes Behandeln und Einfühlungsvermögen: Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Regeln fest, die alle einhalten, wenn sie direkten oder telefonischen Kundenkontakt haben.
• Ordentliches Auftreten: Diskutieren Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, wie ein sauberes und ordentliches Auftreten gegenüber Kunden gewährleistet werden kann. Ihnen aufgefallene Probleme gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern durch, gegebenenfalls auch bilateral.

Arbeiten Sie beharrlich und konsequent an der Umsetzung einer exzellenten Servicequalität. Ihre Kunden danken es Ihnen und empfehlen Sie gerne weiter.