Digitale Lieferantenrechnungen und deren Fallstricke

Immer mehr Unternehmen empfangen Rechnungen auf elektronischem Weg. Digitale Abrechnungen flattern Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus, während Rechnungsaussteller vor Start des sogenannten E-Invoicing eingehende Vorbereitungen treffen müssen. Der Empfang dieser elektronischen Abrechnungsdokumente birgt steuerliche Fallstricke. Unternehmen sollten daher die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen.

Formale und inhaltliche Richtigkeit

Digitale Rechnungen müssen grundsätzlich die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Bei der Belegprüfung am Bildschirm werden leicht Fehler übersehen. Unternehmen sollten den verantwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos geprüft werden kann.

Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Automatisch gewährleisten kann dies eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange). Andernfalls müssen Unternehmen dies mit firmen-individuellen Kontrollverfahren prüfen.

Fürs Archiv reichen Ausdrucke auf Papier nicht aus

Auch die Archivierung digitaler Rechnungen erfordert erhöhte Aufmerksamkeit. Aus Sicht der Finanzverwaltung reichen der Ausdruck des digitalen Dokuments auf Papier und die anschliessende Belegablage für Archivierungszwecke nämlich nicht aus. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Unternehmen müssen auch die Software zur Anzeige der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vorhalten. Andernfalls kann es bei Betriebsprüfungen zu bösen Überraschungen kommen.

Abrechnungen werden von vielen Rechnungsstellern per E-Mail versendet. Enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten, wie etwa einen Hinweis auf Skonto, müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren. Als Ordnungswidrigkeit gelten Verstösse gegen die Aufbewahrungsvorschriften. Ein Vorsteuerabzug kann bei nachlässiger Handhabung gefährdet sein. Ausserdem können die Finanzbehörden Geldbussen  verhängen.

Original-Rechnung muss immer lesbar sein

Die Finanzbehörden machen auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen strenge Vorgaben. Keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands dürfen das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerke, Indexierungen oder Barcodes   haben. Alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge müssen Unternehmen protokollieren und zusammen mit dem elektronischen Dokument abspeichern. Nur so lassen sich das Original und seine Ergänzungen nachvollziehen und prüfen.

Elektronische Rechnungen müssen vom Unternehmen nicht zwangsläufig geduldet werden. Der Rechnungssteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschliesst. Unternehmen sollten sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen, solange die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben nicht gewährleistet ist.

Fazit

Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen Vorteile für alle Beteiligten. Rechnungssteller sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und beschleunigen die Zustellung, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt.

Rechnungsempfänger müssen eingehende digitale Rechnungen nicht einscannen und können Belege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen. Unternehmen ohne elektronischen Rechnungstausch sollten prüfen, wann es sinnvoll ist, das Thema E-Invoicing systematisch anzugehen.