Begründete Entscheidungen und Verständnis sind die Grundpfeiler für ein faires Kündigungsgespräch. Wie bereitet man sich als Führungskraft darauf vor? Wie schafft man eine positive Atmosphäre? Tipps zur Vorbereitung und Durchführung des Kündigungsgesprächs.
Eine Trennung von Mitarbeitenden sollten Arbeitgeber möglichst fair gestalten. Eine verantwortungsvolle Führungskraft legt Wert darauf, dass das Selbstwertgefühlt des ausscheidenden Mitarbeiters gewahrt bleibt. Verbleibende Mitarbeiter dürfen nicht demotiviert werden.
1. Analyse der Ausgangssituation
Bereiten Sie sich als Führungskraft auf die anstehende Kündigung und das Kündigungsgespräch vor. Erstellen Sie ein Drehbuch für den Kündigungs- und Trennungsprozess und klären Sie zudem die juristische Seite. Folgende Fragen helfen dabei:
- Handelt es sich um eine personen- oder verhaltensbedingte Kündigung oder um eine betriebsbedingte Kündigung?
- Nach welchen Kriterien wird ausgewählt, wie wird begründet?
- Wann, wo und von wem wird die Entscheidung bekannt gegeben?
- Gibt es eine Abfindung?
- Ist eine Freistellung möglich?
- Sollte ein externer Trennungsspezialist mit eingebunden werden?
2. Aktualisieren der Personaldaten
Vor dem Gespräch sollte der Datenbestand der Personalakte geprüft und aktualisiert werden. So vermeidet man Überraschungen im Trennungsgespräch. In grossen Unternehmen haben z. B. Veränderungen der familiären Situation Auswirkungen auf die Sozialauswahl.
Bei personen- und verhaltensbedingter Kündigung sollte genau geprüft werden, ob die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Bestehen hier Zweifel, sollte ein Aufhebungsvertrag angestrebt werden, um langwierige Gerichtsprozesse zu vermeiden, welche den Betriebsfrieden belasten.
3. Führungsstärke zeigen
Auch wenn es schwerfällt, sollte man als Vorgesetzter das Kündigungsgespräch selbst führen. Sofern in grösseren Unternehmenseinheiten die Kündigung schon über den Postweg zugestellt wurde, sollte unmittelbar danach das persönliche Gespräch gesucht werden.
Es sollte sicher gestellt werden, dass das Gespräch ohne Störungen von aussen verlaufen kann. Dem Betroffenen wird die Kündigung nach einer kurzen Einleitung klar und sachlich mitgeteilt. Kein langes Herumreden um den heissen Brei, denn dies erhöht nur die Qualen des Betroffenen. Und das Kind sollte grundsätzlich beim Namen genannt werden: Die Nachricht sollte nicht hinter irgendwelchen Anglizismen versteckt werden, wie z. B. »Downsizing«.
4. Verständnisvoll reagieren
Auf die Mitteilung einer Kündigung reagieren Arbeitnehmer sehr unterschiedlich. Sofern der Betroffene geschockt auf die Nachricht reagiert, aggressiv verneint oder weint, sollte dies akzeptiert werden. Es sollte Verständnis für die emotionale Reaktion gezeigt und abgewartet werden, bis der Mitarbeitende sich wieder gefasst hat. Geschieht dies nicht, sollte dem Betroffenen der Vorschlag unterbreitet werden, das Gespräch über die Trennungsmodalitäten auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben – zum Beispiel auf den nächsten oder übernächsten Arbeitstag.
5. Entscheidung begründen
Mit Sicherheit wird die Frage »Warum ich?« gestellt werden. Im Rahmen der Gesprächsvorbereitung sollte man sich darauf vorbereiten. Bei einer Sozialauswahl kann man sich auf die rechtliche Lage berufen. Sofern Fertigkeiten oder Leistungsunterschiede (mit-)entscheiden, muss beim Begründen der Kündigung viel Fingerspitzengefühl bewiesen werden. Einerseits, um den Betroffenen nicht zu verletzen und andererseits, damit die Kündigung nicht juristisch anfechtbar wird. Auf eine Diskussion über die Auswahlkriterien sollte man sich aber nicht einlassen. Denn dann diskutiert man über die Kündigung selbst.
6. Unterstützung anbieten
Dem Betroffenen sollte beim Entwickeln einer neuen beruflichen Perspektive Unterstützung angeboten werden. Ihm kann angeboten werden, dass er bei Bewerbungen den derzeitigen Vorgesetzten als telefonischen Ansprechpartner für Rückfragen, auch Referenz, nennen kann. Alternativ kann ihm angeboten werden, einen externen Karriereberater zu engagieren, der ihn bei der Stellensuche und bei Bewerbungen unterstützt. Wird ein Karriereberater frühzeitig eingebunden, kann er auch als Puffer dienen, falls Konflikte auftreten.
7. Wirkung auf verbleibendes Team berücksichtigen
Im gesamten Kündigungs- und Trennungsprozess sollte auch an das verbleibende Team gedacht werden, denn auch die Kündigung eines Kollegen kann emotional belastend sein. Es ist hilfreich, dem Team die Zukunftsplanung und die künftige Aufgabenverteilung zu erläutern, damit es eine Perspektive hat.
Ein fair gestalteter Kündigungs- und Trennungsprozess ist auch für das Aufrechterhalten der Arbeitsmotivation der verbleibenden Mitarbeiter wichtig. Die Mitarbeiter werden sehr genau darauf achten, wie sich der Vorgesetzte im Kündigungsprozess verhält.
Aus dem Verhalten des Vorgesetzten dem gekündigten Kollegen gegenüber werden die verbleibenden Mitarbeitenden schliessen, wie sie selbst behandelt werden könnten. Und dies wirkt sich unmittelbar auf deren Identifikation mit dem Unternehmen aus.