Muster-Lastenheft für einen PVS-Wechsel

Den PVS-Wechsel von Anfang an richtig vorbereiten

Ein neues Praxisverwaltungssystem betrifft nahezu alle Bereiche einer Zahnarztpraxis: Patientenverwaltung, Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung, Kommunikation, Schnittstellen und interne Abläufe.

Umso wichtiger ist es, vor der Auswahl eines neuen Anbieters genau festzulegen, welche Anforderungen das künftige System erfüllen muss.

Das Muster-Lastenheft für den PVS-Wechsel bietet Ihnen dafür eine umfassende und praxisorientierte Arbeitsgrundlage. Es führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Themen und hilft Ihnen, Anforderungen, Erwartungen und Rahmenbedingungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

So entsteht eine fundierte Grundlage für Gespräche mit PVS-Anbietern, Produktpräsentationen und Angebotsvergleiche.

Welche Vorteile bietet das Muster-Lastenheft?

Mit der Vorlage können Sie:

• die Gründe und Ziele des geplanten PVS-Wechsels festhalten,
• bestehende Abläufe und Schwachstellen systematisch erfassen,
• Anforderungen nach Muss-, Soll- und Kann-Kriterien priorisieren,
• Angebote verschiedener PVS-Anbieter besser vergleichen,
• wichtige Fragen zur Datenmigration und zu Schnittstellen klären,
• Schulung, Einführung und Support frühzeitig einplanen,
• Testfälle und Abnahmekriterien definieren,
• Kosten und Vertragsbestandteile übersichtlich dokumentieren.

Das Lastenheft unterstützt Sie dabei, den Auswahlprozess nicht allein von einer Produktpräsentation, einzelnen Funktionen oder dem Preis abhängig zu machen.

Diese Themen sind enthalten

Die Vorlage umfasst unter anderem:

• Projektübersicht und Ausgangssituation
• Praxisstruktur und Nutzergruppen
• Ziele des PVS-Wechsels
• Patienten- und Stammdatenverwaltung
• Terminplanung und Recall
• Behandlungsdokumentation
• BEMA- und GOZ-Abrechnung
• Heil- und Kostenpläne
• PAR-, KBR- und ZE-Prozesse
• Controlling und Auswertungen
• Aufgaben- und Dokumentenmanagement
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Datenschutz und Datensicherheit
• technische Voraussetzungen
• Schnittstellen zu bestehenden Systemen
• Datenübernahme und Testmigration
• Einführung, Schulung und Support
• Testfälle und Abnahmekriterien
• Kosten- und Vertragsprüfung
• gewichtete Anbieterbewertung

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Das Muster-Lastenheft richtet sich an:

• Zahnarztpraxen
• Berufsausübungsgemeinschaften
• zahnmedizinische Versorgungszentren
• Praxismanagerinnen und Praxismanager
• Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber
• Verantwortliche für Abrechnung, Organisation und Digitalisierung

Mehr Sicherheit bei einer weitreichenden Entscheidung

Ein PVS-Wechsel ist kein gewöhnlicher Softwarekauf. Die Entscheidung wirkt sich über viele Jahre auf die Abläufe, die Mitarbeitenden und die Wirtschaftlichkeit der Praxis aus.

Eine sorgfältige Vorbereitung hilft, Anforderungen frühzeitig zu erkennen, Missverständnisse mit Anbietern zu vermeiden und spätere Zusatzkosten zu reduzieren.

Das Muster-Lastenheft bietet Ihnen dafür einen klaren roten Faden – von der ersten Bestandsaufnahme bis zur abschließenden Anbieterbewertung.

Wichtiger Hinweis

Das Muster-Lastenheft dient als Arbeitshilfe und allgemeine Orientierung. Es erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt keine individuelle rechtliche, datenschutzrechtliche oder technische Beratung.