Digitale Unterschrift in der Zahnarztpraxis: Wann sie genügt – und wann nur die QES wirklich rechtssicher ist

Die Digitalisierung hat den Praxisalltag in Zahnarztpraxen längst erreicht. Formulare werden digital ausgefüllt, Aufklärungsunterlagen auf Tablets unterschrieben, Heil- und Kostenpläne elektronisch verarbeitet und Einwilligungen zunehmend papierlos dokumentiert. Parallel dazu werben viele Software- und Tool-Anbieter mit „digitalen Unterschriften“, die schnell, bequem und rechtssicher sein sollen. Genau an dieser Stelle beginnt jedoch das eigentliche Problem: Nicht jede digitale oder elektronische Unterschrift ist automatisch rechtlich so belastbar wie eine handschriftliche Unterschrift. Nach der eIDAS-Verordnung ist nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Für Zahnarztpraxen ist diese Unterscheidung besonders wichtig. Denn im Praxisalltag geht es nicht nur um organisatorische Bequemlichkeit, sondern um sensible Patientendaten, medizinische Aufklärung, wirtschaftlich relevante Vereinbarungen und in manchen Fällen auch um gesetzlich vorgeschriebene Formvorgaben. Wer hier unreflektiert irgendein Signaturtool einsetzt, läuft Gefahr, Komfort mit Rechtswirksamkeit zu verwechseln.

Was ist überhaupt eine elektronische oder digitale Unterschrift?

Im Alltag wird meist pauschal von einer „digitalen Unterschrift“ gesprochen. Rechtlich ist das jedoch zu ungenau. Eine elektronische Signatur kann bereits darin liegen, dass jemand auf einem Tablet unterschreibt, seinen Namen in ein Dokument einfügt, einen Bestätigungsbutton anklickt oder eine anderweitige elektronische Zustimmung abgibt. Solche Verfahren können sinnvoll sein und durchaus Beweiswert haben. Sie sind aber nicht automatisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gleichzusetzen.

Die europäische eIDAS-Systematik unterscheidet zwischen einfacher elektronischer Signatur, fortgeschrittener elektronischer Signatur und qualifizierter elektronischer Signatur. Für die Praxis bedeutet das: Es gibt nicht „die eine digitale Unterschrift“, sondern unterschiedliche Sicherheits- und Rechtsniveaus. Entscheidend ist also nie nur, dass digital unterschrieben wurde, sondern wie.

Warum nur die QES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist

Der zentrale Punkt ist eindeutig: Die eIDAS-Verordnung sieht vor, dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Genau darauf berufen sich viele Anbieter in ihrer Werbung – allerdings oft, ohne sauber zu erklären, dass dies nur für die QES gilt und nicht für jede beliebige elektronische Signaturfunktion.

Auch nach deutschem Recht ist die Lage klar. Soll eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, verlangt § 126a BGB ausdrücklich, dass das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Wo also das Gesetz Schriftform fordert, genügt eine einfache digitale Signatur gerade nicht.

Die Voraussetzungen für eine digitale Unterschrift im QES-Standard

Gerade dieser Punkt ist vielen Praxisinhabern und Mitarbeitenden nicht bekannt. Eine echte qualifizierte elektronische Signatur entsteht nicht einfach dadurch, dass ein Patient oder ein Mitarbeiter auf einem Display unterschreibt. Damit eine Signatur tatsächlich das Niveau einer QES erreicht, müssen mehrere konkrete Voraussetzungen erfüllt sein.

Zunächst braucht die signierende Person ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen. Dieses Zertifikat bestätigt die Identität des Unterzeichners in einem rechtlich anerkannten Verfahren. Ausserdem muss die Signatur mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erzeugt werden. Hinzu kommt, dass der gesamte Vorgang über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter laufen muss. Erst diese Kombination hebt eine elektronische Signatur auf das rechtlich besonders belastbare Niveau der QES.

Für Zahnarztpraxen kommt ein weiterer praxisrelevanter Punkt hinzu: Im Gesundheitswesen spielt der elektronische Heilberufsausweis (HBA) eine wichtige Rolle. Die gematik weist ausdrücklich darauf hin, dass mit dem HBA medizinische Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden können und diese QES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Das zeigt sehr deutlich, dass eine rechtssichere qualifizierte Signatur gerade im Gesundheitsbereich an definierte technische und regulatorische Voraussetzungen geknüpft ist – und nicht einfach an irgendeine App-Funktion.

Der häufigste Denkfehler in der Praxis

In vielen Praxen herrscht noch immer die Vorstellung: „Wenn digital unterschrieben wurde, ist das schon rechtsgültig.“ Genau das ist zu pauschal. Die entscheidende Frage lautet nicht, ob eine Unterschrift elektronisch vorliegt, sondern welche rechtliche Funktion das konkrete Dokument hat. Geht es nur um eine dokumentierte Zustimmung? Geht es um Beweisbarkeit? Oder verlangt das Gesetz ausdrücklich eine bestimmte Form? Erst wenn diese Frage geklärt ist, lässt sich beurteilen, welches Signaturniveau genügt.

Wer also ein Tool einführt, sollte nicht nur fragen, ob digitale Signaturen möglich sind, sondern ganz konkret: Wird tatsächlich eine QES nach eIDAS angeboten? Wer ist der qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter? Wie erfolgt die Identifizierung? Welche Dokumente in der Praxis benötigen überhaupt QES-Niveau – und wo reicht eine sauber dokumentierte elektronische Bestätigung aus?

Was digitale Unterschriften auf typischen Praxisdokumenten tatsächlich bedeuten

Genau im Umgang mit konkreten Praxisunterlagen zeigt sich, warum die Differenzierung so wichtig ist. Denn nicht jedes Dokument erfüllt dieselbe rechtliche Funktion. Bei manchen Unterlagen dient die Unterschrift vor allem der Dokumentation und späteren Beweisbarkeit, bei anderen ist sie Teil einer gesetzlich vorgeschriebenen Form. Diese Unterschiede müssen Praxen kennen, wenn sie digitale Signaturprozesse rechtssicher organisieren wollen.

Einwilligungserklärungen zur Weitergabe von Daten an ein Factoringunternehmen

Wenn Patientendaten an ein Factoringunternehmen weitergegeben werden sollen, handelt es sich regelmässig um einen datenschutzrechtlich sensiblen Vorgang. Gerade im zahnärztlichen Bereich können hiervon auch Gesundheitsdaten betroffen sein. Für eine datenschutzrechtliche Einwilligung ist nach den allgemeinen Vorgaben keine bestimmte Form vorgeschrieben, also auch nicht zwingend die Schriftform. Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit weist aber ausdrücklich darauf hin, dass die Einwilligung wirksam nachweisbar sein muss. Deshalb ist eine Form zu wählen, die eine belastbare Dokumentation erlaubt.

Für die Praxis bedeutet das: Eine einfache oder sonstige elektronische Signatur kann hier grundsätzlich ausreichend sein, wenn der Einwilligungsprozess transparent gestaltet ist, die Patientin oder der Patient eindeutig zustimmt, der Inhalt verständlich ist und die Einwilligung später nachgewiesen werden kann. Eine QES ist für eine solche datenschutzrechtliche Einwilligung nicht automatisch gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem sollte die Praxis hier besonders sorgfältig arbeiten, weil nicht die Signaturgrafik an sich zählt, sondern die Wirksamkeit und Nachweisbarkeit der Einwilligung. Factoringunternehmen empfehlen, die erste Einwilligung handschriftlich auf Papier leisten zu lassen und das Dokument zu archivieren.

Behandlungsaufklärung und Einwilligung in die Behandlung

Auch bei der Behandlungsaufklärung wird in der Praxis oft zu stark auf das unterschriebene Formular geschaut. Rechtlich kommt es jedoch in erster Linie auf etwas anderes an: Nach §§ 630d und 630e BGB ist vor einer Behandlung eine wirksame Einwilligung erforderlich, die wiederum eine ordnungsgemässe und verständliche Aufklärung voraussetzt. Entscheidend ist also nicht allein das unterschriebene Formular, sondern das tatsächliche Aufklärungsgespräch und dessen Inhalt. 

Ein elektronisch unterschriebener Aufklärungsbogen kann deshalb ein sehr wichtiges Dokumentations- und Beweismittel sein. Er ersetzt aber nicht das persönliche Gespräch mit dem Patienten. Eine digitale Unterschrift macht einen Aufklärungsprozess nicht automatisch unangreifbar. Sie dokumentiert vor allem, dass Unterlagen vorgelegt und bestätigt wurden. Die rechtliche Tragfähigkeit hängt aber weiterhin massgeblich davon ab, ob die Aufklärung inhaltlich korrekt, rechtzeitig und patientengerecht erfolgt ist. 

Honorarvereinbarungen nach § 2 GOZ

Besonders heikel wird es bei Honorarvereinbarungen nach § 2 GOZ. Hier geht es nicht nur um Nachweisbarkeit, sondern um eine gesetzlich geforderte Schriftform. Die Bundeszahnärztekammer weist in ihren Stellungnahmen ausdrücklich darauf hin, dass bei der Ersetzung der Schriftform durch die elektronische Form § 126a BGB gilt. Das bedeutet: Soll eine Honorarvereinbarung nicht klassisch auf Papier geschlossen werden, sondern elektronisch, dann ist dafür eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Bei einem Vertrag müssen sogar beide Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument elektronisch in dieser Weise signieren. 

Für Zahnarztpraxen ist das einer der wichtigsten Punkte überhaupt. Eine Unterschrift auf dem Tablet oder eine einfache digitale Bestätigung kann für eine Honorarvereinbarung nach § 2 GOZ eben nicht automatisch genügen, wenn die gesetzliche Form elektronisch ersetzt werden soll. Wer hier mit einem einfachen Signaturtool arbeitet und glaubt, damit bereits „wasserdicht“ zu sein, geht ein reales rechtliches Risiko ein.

Heil- und Kostenpläne

Beim Heil- und Kostenplan muss differenziert werden. Die KZBV weist darauf hin, dass der Heil- und Kostenplan im Bereich Zahnersatz seit dem 1. Januar 2023 elektronisch erstellt und der Krankenkasse übermittelt wird. Damit ist klar: Der HKP ist heute organisatorisch längst Teil eines digitalen Verfahrens.

Daraus folgt aber nicht, dass jede Unterschrift oder Zustimmung im Umfeld des HKP automatisch QES-Niveau haben muss. Vielmehr muss sauber unterschieden werden zwischen dem elektronischen Verfahrensablauf des HKP selbst und zusätzlichen rechtlich eigenständigen Erklärungen, die damit verbunden sein können. Sobald etwa ergänzende privatärztliche Honorarvereinbarungen hinzutreten, ist gesondert zu prüfen, ob hierfür eine gesetzliche Form gilt. Der digitale HKP als Prozess darf deshalb nicht mit der rechtlichen Bewertung anderer begleitender Dokumente vermischt werden.

Was Praxen bei der Auswahl eines Signaturtools unbedingt prüfen sollten

Aus Praxismanagement-Sicht ist deshalb ein strukturiertes Vorgehen sinnvoll. Praxen sollten ihre Dokumente nicht pauschal als „digital unterschreibbar“ einstufen, sondern intern unterscheiden zwischen:

• Dokumenten mit reiner Dokumentations- oder Beweisfunktion
• Dokumenten mit datenschutzrechtlicher Nachweispflicht
• Dokumenten mit gesetzlicher Formvorgabe

Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, welches Signaturniveau erforderlich ist. Denn ein Tool, das für Patientenbestätigungen oder datenschutzrechtliche Einwilligungen praktikabel ist, ist noch lange nicht automatisch geeignet, um formbedürftige Honorarvereinbarungen rechtssicher elektronisch abzuschliessen.

Praxisinhaber sollten deshalb Anbieter sehr konkret befragen: Handelt es sich nur um eine einfache elektronische Signatur oder tatsächlich um eine QES nach eIDAS? Welcher qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter steht im Hintergrund? Wie erfolgt die Identifizierung der signierenden Person? Und für welche konkreten Dokumente ist die angebotene Lösung wirklich geeignet? Wer auf diese Fragen keine klare Antwort bekommt, sollte mit Aussagen wie „rechtssicher“ oder „wasserdicht“ sehr vorsichtig umgehen.

Fazit: Nicht jede digitale Unterschrift ist automatisch „wasserdicht“

Digitale Unterschriften können den Praxisalltag deutlich erleichtern. Sie sparen Papier, beschleunigen Abläufe und unterstützen eine moderne Praxisorganisation. Aber: Digital ist nicht automatisch qualifiziert. Und bequem ist nicht automatisch rechtswirksam auf dem Niveau der Schriftform. Genau diese Unterscheidung ist im zahnärztlichen Bereich entscheidend.

Für Einwilligungen zur Datenweitergabe kann eine elektronische Lösung grundsätzlich genügen, wenn der Prozess sauber dokumentiert und die Zustimmung nachweisbar ist. Bei Aufklärungsunterlagen liegt die rechtliche Hauptlast nicht auf der Unterschrift selbst, sondern auf der ordnungsgemässen Aufklärung. Bei Honorarvereinbarungen nach § 2 GOZ dagegen ist besondere Vorsicht geboten: Soll die Schriftform elektronisch ersetzt werden, führt am Ende nur die qualifizierte elektronische Signatur zu einem gleichwertigen rechtlichen Niveau. Genau deshalb sollten Zahnarztpraxen ihre digitalen Signaturprozesse dokumentenbezogen prüfen – und nicht nach Werbeversprechen, sondern nach Rechtsfunktion und Formvorgabe entscheiden.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Ob im konkreten Einzelfall eine einfache elektronische Signatur genügt oder eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Dokument, seinem Zweck und den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben ab.